Bimtek Mekanisme Tata Cara Penyusunan Profil Kependudukan Dan Juga Pencatatan Sipil Berdasarkan 13 Kejadian Peristiwa Penting yang Mengacu Pada UU No. 24 tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan – Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan (selanjutnya disebut UU Adminduk) menjadi landasan utama dalam mekanisme tata cara penyusunan profil kependudukan dan pencatatan sipil di Indonesia. Dalam konteks ini, Instansi Pelaksana yang dimaksud adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten/Kota.
Peristiwa Penting yang dimaksud dalam UU Adminduk Pasal 1 ayat (17) adalah kejadian yang dialami oleh seseorang, yang meliputi:
- Kelahiran
- Kematian
- Lahir Mati
- Perkawinan
- Perceraian
- Pengakuan Anak
- Pengesahan Anak
- Pengangkatan Anak
- Perubahan Nama
- Perubahan Status Kewarganegaraan
- Pembatalan Perkawinan
- Pembatalan Perceraian
Peristiwa Penting lainnya (yang diatur lebih lanjut oleh Peraturan Menteri Dalam Negeri).
Berikut adalah mekanisme dan tata cara umum penyusunan profil kependudukan dan pencatatan sipil berdasarkan 13 kejadian peristiwa penting tersebut, mengacu pada UU No. 24 Tahun 2013:
I. Prinsip Umum dan Tugas Instansi Pelaksana (Disdukcapil)
- Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan: Disdukcapil di Kabupaten/Kota dibentuk untuk menyelenggarakan urusan Administrasi Kependudukan, termasuk pencatatan sipil, yang diatur dalam peraturan daerah. (Pasal 27 ayat 1 UU Adminduk)
- Pencatatan Peristiwa Penting: Disdukcapil bertugas mencatat Peristiwa Penting yang dialami seseorang dalam Register Pencatatan Sipil.
- Penerbitan Dokumen Kependudukan: Berdasarkan pencatatan tersebut, Disdukcapil menerbitkan Dokumen Kependudukan (seperti Akta Kelahiran, Akta Perkawinan, dll.).
- Data Kependudukan: Data Kependudukan terdiri atas data perseorangan dan/atau data agregat Penduduk. Data perseorangan meliputi, antara lain, nomor KK, NIK, nama lengkap, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal/bulan/tahun lahir. Data ini wajib disimpan dan dilindungi kerahasiaannya oleh Negara.
- Perubahan Substansif: Salah satu perubahan mendasar dalam UU No. 24 Tahun 2013 adalah penerbitan Akta Pencatatan Sipil yang semula dilaksanakan di tempat terjadinya peristiwa penting, kini diubah menjadi penerbitannya di tempat domisili penduduk.
II. Mekanisme dan Tata Cara Umum Pelaporan dan Pencatatan Peristiwa Penting:
- Meskipun setiap Peristiwa Penting memiliki persyaratan dan prosedur spesifik yang diatur lebih lanjut dalam Peraturan Pemerintah dan Peraturan Menteri Dalam Negeri, mekanisme umumnya meliputi langkah-langkah sebagai berikut:
- Pelaporan oleh Penduduk:
- Penduduk yang mengalami atau terkait dengan Peristiwa Penting wajib melaporkannya kepada Instansi Pelaksana (Disdukcapil) setempat.
- Pelaporan biasanya dilakukan dengan menyerahkan blangko dokumen kependudukan dan mengisi formulir permohonan pelayanan pencatatan sipil yang sesuai.
- Setiap Peristiwa Penting memiliki batas waktu pelaporan yang berbeda. Contoh:
- Kelahiran: wajib dilaporkan paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak kelahiran. Jika melampaui batas waktu 60 hari, pencatatan dilaksanakan setelah mendapatkan keputusan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota. Jika melebihi 1 tahun, semula memerlukan penetapan Pengadilan Negeri, diubah cukup dengan Keputusan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota. (Pasal 32 UU Adminduk)
- Pengakuan Anak: wajib dilaporkan paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal surat pengakuan anak oleh ayah dan disetujui oleh ibu. (Pasal 49 UU Adminduk)
- Pemohon melampirkan dokumen-dokumen persyaratan yang relevan (misalnya surat pengantar dari kelurahan, fotokopi akta perkawinan, surat keterangan kelahiran dari dokter/bidan, KK lama, dll.).
2. Verifikasi dan Validasi Data:
- Petugas registrasi di Disdukcapil akan melakukan verifikasi dan validasi terhadap data dan dokumen yang diajukan Penduduk.
- Jika ada denda administrasi (misalnya karena keterlambatan pelaporan), pemohon akan diminta untuk membayar denda tersebut.
3. Pencatatan dalam Register Pencatatan Sipil:
- Setelah verifikasi dan validasi berhasil, Petugas Registrasi mencatat Peristiwa Penting tersebut dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting (Buku Register) atau register akta yang sesuai.
4. Perekaman Data ke dalam Database:
- Data Peristiwa Penting kemudian direkam (entry data) ke dalam database kependudukan. Ini penting untuk pemutakhiran data kependudukan secara nasional.
5. Penerbitan Dokumen Kependudukan:
- Berdasarkan pencatatan dan perekaman data, Disdukcapil akan mencetak dan menerbitkan Dokumen Kependudukan yang sah (misalnya Kutipan Akta Kelahiran, Kutipan Akta Perkawinan, dll.).
- Kepala Disdukcapil atau pejabat yang ditunjuk menandatangani dokumen tersebut.
6. Penyerahan Dokumen:
- Dokumen Kependudukan yang sudah selesai diserahkan kepada Pemohon.
III. Penyusunan Profil Kependudukan:
Penyusunan profil kependudukan dilakukan secara berkelanjutan berdasarkan data dari pencatatan Peristiwa Penting. Data kependudukan yang sudah dikonsolidasikan dan dibersihkan oleh Kementerian yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan dalam negeri (Kemendagri) diterbitkan secara berkala, untuk skala Nasional, Provinsi, dan Kabupaten/Kota, biasanya per semester.
IV. Peran Pemerintah Daerah dan Pusat:
- Pemerintah Daerah (Provinsi dan Kabupaten/Kota): Melalui Disdukcapil, bertanggung jawab langsung dalam pelayanan pencatatan sipil dan pemutakhiran data kependudukan di wilayahnya. Mereka juga melakukan pembinaan, pembimbingan, dan supervisi terhadap unit pelaksana teknis dinas (UPTD) dan penugasan kepada desa/nama lainnya dalam penyelenggaraan administrasi kependudukan.
- Pemerintah Pusat (Kementerian Dalam Negeri): Bertanggung jawab sebagai penanggung jawab Data Kependudukan secara nasional. Menteri memberikan hak akses Data Kependudukan kepada petugas provinsi dan petugas Instansi Pelaksana serta pengguna lainnya untuk pemanfaatan data.
Dengan mekanisme ini, diharapkan data kependudukan menjadi akurat, mutakhir, dan terintegrasi, sehingga dapat digunakan untuk berbagai keperluan pembangunan dan pelayanan publik.
Dalam rangka mengoptimalkan Pemahaman Pejabat serta Aparatur Pemerintah Daerah tentang Kependudukan dan capil. Dengan ini kami akan menyelenggarakan Pelatihan seminar / Bimtek dengan materi. “Bimtek Mekanisme Tata Cara Penyusunan Profil Kependudukan Dan Juga Pencatatan Sipil Berdasarkan 13 Kejadian Peristiwa Penting yang Mengacu Pada UU No. 24 tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan.”, yang akan kami laksanakan pada: